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Un formato de pedidos de clientes es una plantilla con los datos que necesitas para despachar sin volver a preguntar: nombre y teléfono, productos con cantidad y variante, forma de entrega con dirección, fecha, forma de pago y total. Aquí tienes una versión para que el cliente la llene por WhatsApp y otra con columnas para Excel o Google Sheets.
Quien vende por WhatsApp lo sabe: conseguir el pedido no es lo difícil. Lo difícil es reconstruirlo. La talla quedó tres mensajes arriba, la dirección llegó en un audio y el comprobante en otro chat. Un formato fijo corta ese ida y vuelta y te deja una lista ordenada para preparar, cobrar y entregar.
¿Qué datos debe tener un formato de pedido?
Con nueve campos cubres casi cualquier negocio pequeño de ropa, comida por encargo, belleza o accesorios. Si falta uno, tendrás que escribirle otra vez al cliente, y cada mensaje de más es una oportunidad para que el pedido se enfríe.
| Campo | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de pedido | Ubicarlo rápido y que el cliente lo cite si pregunta | P-0142 |
| Nombre y teléfono | Saber a quién entregar y a quién llamar si no contesta | [Nombre] · [teléfono] |
| Producto y variante | Talla, color, sabor, tono o modelo | Polo básico, negro, talla M |
| Cantidad | Evitar el «¿eran dos o tres?» | 2 |
| Precio y subtotal | Que el cliente vea la cuenta antes de pagar | [precio] × 2 |
| Entrega | Delivery, recojo o envío por agencia, con dirección y referencia | Distrito, colonia o barrio + referencia |
| Día y franja | Armar la ruta o la producción del día | Sábado, de 10 a 13 h |
| Forma de pago | Saber dónde revisar el ingreso | Yape, Plin, transferencia, efectivo |
| Total y estado del pago | Separar lo cobrado de lo pendiente | [total] · pagado |
Agrega un campo de notas si vendes regalos (dedicatoria, envolver o no) o comida por encargo (alergias, texto para la torta). Y usa la moneda de tu país en todo el formato: S/ en Perú, $ MXN en México, $ COP en Colombia.
Plantilla de pedido para WhatsApp que el cliente rellena
Lo más rápido es mandar el formato ya escrito, con los campos vacíos, para que el cliente lo copie, lo complete y te lo devuelva. Guárdalo como respuesta rápida de WhatsApp Business (por ejemplo, /pedido) y lo tienes a dos toques en cualquier chat.
¡Hola! Para separar tu pedido, copia este mensaje, complétalo y envíamelo:
Nombre:
Teléfono de quien recibe:
Producto(s) y cantidad:
Talla / color / sabor:
Entrega: delivery / recojo en [punto] / envío por agencia
Dirección y referencia:
Día y hora que prefieres:
Pago: Yape / Plin / transferencia / efectivoApenas lo reciba, te confirmo el total con envío.
Cuando el cliente lo devuelve, contesta con la confirmación. Es el mensaje que evita reclamos, porque el cliente ve todo junto y responde «OK»:
Pedido P-[número] confirmado:
[cantidad] × [producto, variante]
Subtotal: [monto]
Envío a [zona]: [monto]
Total: [monto]
Pago: [método] a nombre de [titular]
Entrega: [día], entre [hora] y [hora]Respóndeme OK y lo dejo separado.
Versión corta para pedidos por encargo
Si vendes tortas, bocaditos o algo que se prepara para una fecha, el cliente no necesita nueve campos. Basta con esto:
Nombre / Qué quieres y cuántos / Para qué día y hora / Delivery o recojo / Dirección / Cómo pagas
El guion completo de la conversación, desde el primer mensaje hasta el cierre, está en cómo vender por WhatsApp paso a paso. Y si quieres que el mensaje de pedido llegue escrito desde tu bio, arma un link de WhatsApp con el mensaje precargado.
Plantilla de pedidos en Excel o Google Sheets: columnas para copiar
Una hoja con una fila por producto pedido y las 16 columnas de abajo alcanza para llevar meses de ventas. Escríbelas en la fila 1, congela esa fila y activa un filtro en la columna de estado: así ves de un vistazo qué falta preparar, cobrar o entregar.
| Columna | Qué escribir | Formato o fórmula |
|---|---|---|
| A · Nº pedido | El mismo número que le diste al cliente | P-0142 |
| B · Fecha del pedido | Día en que confirmó | Fecha |
| C · Cliente | Nombre y apellido | Texto |
| D · Teléfono | Con código de país | +51, +52 o +57 |
| E · Producto | Nombre como figura en tu catálogo | Texto |
| F · Variante | Talla, color, sabor | Texto |
| G · Cantidad | Unidades | Número |
| H · Precio unitario | Precio de lista | Moneda |
| I · Subtotal | Cantidad por precio | =G2*H2 |
| J · Envío | Costo según la zona | Moneda |
| K · Total | Subtotal más envío | =I2+J2 |
| L · Forma de pago | Yape, Plin, transferencia, efectivo | Lista desplegable |
| M · Estado del pago | Pendiente o pagado | Lista desplegable |
| N · Estado del pedido | Nuevo, preparando, enviado, entregado | Lista desplegable |
| O · Fecha de entrega | Día comprometido | Fecha |
| P · Notas | Dedicatoria, referencia, cambios | Texto |
¿Y si un pedido trae varios productos?
Usa una fila por producto y repite el número de pedido. Pon el envío solo en la primera fila de ese pedido para no cobrarlo dos veces. Para ver cuánto suma un pedido completo usa SUMAR.SI sobre la columna A; según la configuración de tu hoja, los argumentos se separan con coma o con punto y coma.
¿Sirve en Word o para imprimir?
Sí, como respaldo. Copia las columnas en una tabla de Word en horizontal, una hoja por día, y tendrás tu plantilla de pedidos para rellenar a mano en el mostrador o en una feria. El problema del papel es que no suma ni filtra: al cierre de la semana conviene pasar todo a la hoja de cálculo.
¿Cómo ordenar los pedidos con etiquetas de WhatsApp Business?
Marca cada chat con una etiqueta según la etapa del pedido y filtra por etiqueta cuando quieras revisar. WhatsApp permite crear hasta 20, según su artículo de ayuda sobre etiquetas, consultado el 30 de septiembre de 2026. Los pasos en Android son estos:
- Crea las etiquetas. Toca Chats, luego el ícono de tres puntos y Etiquetar chat. Escribe el nombre y guarda.
- Etiqueta cada chat. Mantén presionado el chat del cliente, toca el ícono de etiqueta, elige una o varias y toca Guardar.
- Filtra. En Chats, toca los tres puntos, Etiquetar chat y la etiqueta que quieres ver.
- Mueve el chat de etapa. Cambia la etiqueta el mismo día en que cambia el estado del pedido. Si no, la etiqueta miente.
Para pedidos, estas cinco funcionan bien: Pedido nuevo, Por cobrar, Pagado, Por enviar y Entregado. Son distintas de las de seguimiento comercial que proponemos en la configuración de WhatsApp Business para vender: aquellas sirven para cerrar ventas y estas para despacharlas.
Si no ves «Etiquetar chat». WhatsApp está cambiando las etiquetas por «listas» de forma gradual. En ese caso el camino es Herramientas > Listas > Nueva lista, y para sumar un chat lo mantienes presionado y tocas el ícono de lista. También hay un máximo de 20, según el artículo de WhatsApp sobre listas.
Un uso práctico: desde una etiqueta puedes mandar un mismo mensaje a todos sus chats con Enviar mensaje a clientes. Sirve para avisar a todos los de Por enviar que su pedido sale mañana. Ese mensaje solo llega a quien tiene tu número guardado, como explica la ayuda de listas de difusión de WhatsApp Business.
¿Cuándo pasar del formato a una tienda con carrito?
Cuando copiar pedidos del chat a la hoja te toma más tiempo que preparar el producto. Estas son las señales que vemos más seguido:
- Los pedidos traen varios productos con tallas o colores, y te equivocas al copiarlos.
- Sumas el envío a mano y cada zona cuesta distinto.
- Te preguntan precios que ya están en tu catálogo.
- Entran pedidos de noche y los respondes cuando el cliente ya compró en otro lado.
Una tienda con carrito hace el formato por ti. En la tienda online gratis de Poket el cliente elige productos y cantidades, el carrito suma el costo de envío de su zona y el pedido te llega armado al WhatsApp con productos, cantidades, zona y total. Los pedidos que cierras por WhatsApp no pagan comisión a Poket. Tu hoja de cálculo sigue sirviendo para el control; solo dejas de transcribir.
Para cobrar ese total en Perú, un link de cobro con Yape y Plin le muestra al cliente el monto exacto y tus datos, y el cliente te manda la constancia por WhatsApp. Revisa siempre el ingreso en tu app antes de despachar: una captura sola no prueba el pago.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer un formato de pedidos en Excel gratis?
Abre una hoja nueva en Excel o en Google Sheets y escribe en la fila 1 las columnas de esta guía: número de pedido, fecha, cliente, teléfono, producto, variante, cantidad, precio, subtotal, envío, total, pago, estado y entrega. Pon fórmulas en subtotal y total, congela la primera fila y activa un filtro. No necesitas comprar ninguna plantilla.
¿Qué datos lleva un formato de pedido de productos?
Lo mínimo: número de pedido, nombre y teléfono de quien recibe, producto con su variante (talla, color, sabor), cantidad, precio, forma de entrega con dirección y referencia, día de entrega, forma de pago y total con envío. Un campo de notas sirve para regalos o indicaciones especiales.
¿Cómo recibir pedidos por WhatsApp gratis y ordenados?
Manda a cada cliente un mensaje con los campos en blanco para que lo complete, guárdalo como respuesta rápida y marca cada chat con una etiqueta según su estado. Si quieres que el pedido llegue ya armado, una tienda gratis con carrito como la de Poket lo envía a tu WhatsApp con productos, cantidades, zona de envío y total.
¿Cómo hacer una plantilla de pedidos para imprimir o rellenar a mano?
Usa las mismas columnas de la hoja de cálculo en una tabla de Word en horizontal, con una hoja por día y renglones amplios para escribir. Sirve para el mostrador o una feria. Al cierre de la semana pasa los pedidos a la hoja digital, porque el papel no suma ni filtra.
¿Cuántas etiquetas puedo crear en WhatsApp Business para ordenar pedidos?
Hasta 20, según el centro de ayuda de WhatsApp consultado el 30 de septiembre de 2026. En algunas cuentas las etiquetas se están reemplazando por «listas», que también tienen un máximo de 20.
Fuentes
- WhatsApp, «Cómo usar las etiquetas» (consultado el 30-sep-2026).
- WhatsApp, «Cómo usar las listas» (consultado el 30-sep-2026).
- WhatsApp, «Cómo usar las listas de difusión en la aplicación WhatsApp Business» (consultado el 30-sep-2026).
